Politique de confidentialité de l'outil Wood Expert
Dernière mise à jour : 31 juillet 2026
1. Responsable de traitement
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de l'outil Wood Expert (outil.wood-expert.fr) le sont par KIRIOLA, SAS au capital de 83 750 euros, RCS Lyon 497 794 263, dont le siège social est situé 318 Impasse du Château des Granges, 69620 Le Breuil, France, et l'adresse commerciale 1 route du Pérollier, 69570 Dardilly, France (ci-après « Wood Expert » ou « nous »). Contact : contact@wood-expert.fr.
2. Données traitées et finalités
a) Comptes utilisateurs. Données : identité, coordonnées (adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone portable et, le cas échéant, numéro de téléphone fixe), identifiants de connexion, profil et droits d'accès attribués, compte client de rattachement. Ces données sont communiquées par vous-même ou par le client au titre duquel votre accès est ouvert, lors de la création de votre compte par Wood Expert ou par ce client. Finalités : création et gestion des comptes, authentification, gestion des droits, exécution et facturation du service, assistance. Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b du RGPD). Durées : pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage limité aux durées de prescription légale.
b) Journaux applicatifs. L'outil comporte un module de journalisation recensant les connexions réussies, les opérations effectuées en base de données et les envois de courriels automatiques générés par l'outil (par exemple : création de compte, réinitialisation de mot de passe, notifications liées aux événements). Chaque connexion réussie donne lieu à un enregistrement (date, utilisateur), dont les données d'authentification sont anonymisées — le mot de passe n'est jamais enregistré. Chaque opération en base de données donne lieu à un enregistrement comportant la date, la table concernée, l'identifiant de l'enregistrement, l'utilisateur à l'origine de l'opération et le type d'opération (création, modification ou suppression) ; en cas de modification, l'ancien et le nouveau contenu de l'enregistrement sont conservés à des fins de traçabilité. Aucune adresse IP n'est enregistrée. Finalités : traçabilité des connexions et des opérations effectuées dans l'outil et bon fonctionnement du service. Base légale : exécution du contrat. Accès : les journaux ne sont accessibles qu'aux administrateurs système de l'outil et ne sont visibles d'aucun autre profil utilisateur. Durée : conservés pendant la durée de la relation contractuelle attachée au compte client concerné, puis supprimés avec celui-ci.
c) Courriels administratifs et transactionnels. Les courriels liés au fonctionnement de l'outil (par exemple : création de compte, réinitialisation de mot de passe, notifications) sont envoyés automatiquement et directement à l'utilisateur concerné, depuis l'adresse administration@wood-expert.fr, et acheminés par le service de messagerie Ionos (SMTP) ; une copie est redirigée vers la messagerie professionnelle de KIRIOLA (contact@kiriola.fr), hébergée sur le service Microsoft Office 365.
d) Module d'assistance (tickets). L'outil permet aux utilisateurs, selon leur profil, de créer des tickets d'assistance adressés à leur référent, lequel peut relever de l'organisation du client ou de l'équipe Wood Expert ; chaque échange est consigné dans le ticket jusqu'à sa résolution. Données : identité de l'auteur et du référent, contenu des échanges, pièces jointes le cas échéant, horodatages. Finalités : assistance des utilisateurs, suivi et amélioration du service. Base légale : exécution du contrat. Durée : les tickets clos sont conservés trois (3) ans après leur clôture, puis supprimés ; en dehors de cette purge, la suppression d'un ticket relève des seuls administrateurs système. Les utilisateurs sont invités à ne pas insérer dans les tickets et leurs pièces jointes de données non nécessaires au traitement de leur demande.
e) Cookies. L'outil n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (session, authentification, sécurité), exemptés de consentement. Aucun traceur publicitaire n'est déposé.
3. Données versées dans l'outil par les clients
Les données que vous ou votre organisation enregistrez dans l'outil (par exemple : données parcellaires et forestières, documents, données relatives à des tiers tels que propriétaires ou mandants) sont traitées par KIRIOLA en qualité de sous-traitant, pour le compte et selon les instructions du client responsable de traitement, dans les conditions prévues par l'accord de traitement des données annexé aux conditions contractuelles. Il en va de même lorsque l'enregistrement ou l'intégration de ces données dans l'outil est réalisé par KIRIOLA pour le compte du client, au titre d'une prestation d'intégration : le client demeure responsable de traitement des données ainsi intégrées, et il lui appartient d'en vérifier l'exactitude, la complétude et la licéité, ainsi que d'assurer l'information des personnes concernées.
4. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de KIRIOLA et, au sein de chaque compte client, aux utilisateurs selon les droits d'accès configurés. Elles sont en outre traitées, pour notre compte et selon nos instructions, par les sous-traitants suivants : OVH SAS (hébergement, France) ; Ionos SE (gestion du domaine wood-expert.fr, des adresses électroniques associées et acheminement des courriels, Allemagne) ; Microsoft Ireland Operations Limited (messagerie professionnelle recevant copie des courriels administratifs). Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers.
5. Transferts hors de l'Union européenne
L'hébergement de l'outil est assuré en France. La gestion du domaine et l'acheminement des courriels sont assurés au sein de l'Union européenne (Ionos SE, Allemagne). La messagerie professionnelle est hébergée via Microsoft Office 365, dont les données des clients européens sont hébergées au sein de l'Union européenne ; les éventuels transferts résiduels vers les États-Unis sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel Microsoft a adhéré.
6. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d'accès, droit de rectification, droit à l'effacement, droit à la limitation du traitement, droit d'opposition, droit à la portabilité et droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à contact@wood-expert.fr ou par courrier à notre adresse commerciale : 1 route du Pérollier, 69570 Dardilly, France. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un (1) mois ; en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr. Pour les données relevant de l'article 3 ci-dessus, votre demande peut être réorientée vers le client responsable de traitement concerné.
7. Sécurité
KIRIOLA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre la destruction, la perte, l'altération ou l'accès non autorisé, notamment : chiffrement des échanges (HTTPS), stockage des mots de passe sous forme hachée au moyen d'une fonction adaptée, gestion des droits d'accès par profils, journalisation, sauvegardes régulières.
8. Mise à jour
La présente politique peut être mise à jour à tout moment, notamment en cas d'évolution de l'outil ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.